Virtuelle Zusammenarbeit: So klappt`s!
Als ich vor einer Weile einen Banktermin in Deutschland hatte und dem zwar aufgeschlossenen aber auch sehr erstaunten Bankberater erklärt habe, was genau ich als Virtueller Assistent eigentlich so mache – war eine seiner ersten Fragen:
“Ja und wie arbeiten Sie dann mit Ihren Kunden zusammen, wenn Sie doch garnicht im gleichen Büro sind? Also wenn ich was von meiner Kollegin brauche, dann gehe ich einfach rüber in ihr Büro. Meetings haben wir auch jede Woche und wenn was am PC nicht geht, dann kommt unser Techniker. Aber bei Ihnen…? Wie wissen Sie denn dann überhaupt was Ihre Aufgaben sind?”
Ich konnte mir ein kleines Schmunzeln nicht verkneifen. Mal eben ins andere Büro gehen kann ich natürlich nicht. Ich sitze nur in ganz seltenen Fällen mal im gleichen Büro bzw. Coworking Space mit meinen Kunden. Oft befinden wir uns nichtmal im gleichen Land, geschweige denn in der gleichen Zeitzone. Dennoch klappt die Zusammenarbeit dank vieler toller Tools ganz wunderbar.
Kommunikation – Das A und O bei der Zusammenarbeit
Heute schon geskypt?
Der Ersatz für “eben mal ins Büro rübergehen” ist in den meisten Fällen Skype. Hier spreche ich mit meinen Kunden über Projekte, wir tauschen Dateien und Links aus und das Schöne: Man sieht sich auch zur Abwechslung mal.
Zusätzlich nutze ich Skype auch um Telefonate, beispielsweise auf das deutsche Festnetz, zu führen. Das funktioniert problemlos und ist zudem noch sehr günstig Falls erwünscht, kann man sich auch eine Telefonnummer bei Skype einrichten lassen, über die man dann erreichbar ist.
Sipgate – die Lösung für Vieltelefonierer
Eine Alternative dazu, gerade wenn man viel telefoniert ist Sipgate. Hier kann beispielsweise auch über die Telefonanlage des Kunden eine Telefonnummer für den Virtuellen Assistenten vergeben werden.Es klingelt dann am Rechner oder VoIP Telefon. Der Anrufer merkt garnicht dass er umgeleitet wird, denn er ruft ja eine ganz normale deutsche Festnetznummer an.
Slack – Kommunikation ist Teamwork
Ein weiteres gern genutztes Tool ist Slack. Slack ist eine Art Chat in dem man Teams und Gruppen anlegt und sich so schnell austauscht. Gerade bei einem großen Team spart man sich auf die Art und Weise viele hunderte von E-Mails, die ja auch oft nicht jeden interessieren. In Slack kann man Gruppen für Marketing, Website, Vertrieb und natürlich auch für den virtuellen Kaffeeklatsch bilden. Nachrichten können jederzeit nachgelesen werden und bleiben gespeichert – so gehen wichtige Infos nicht verloren.
Emails – der klassische elektronische Schriftverkehr
So ganz kommt man selbstverständlich um E-Mails auch nicht drumherum. Deshalb gehört zu meinen täglich genutzten Programmen: Gmail, Helpscout und Mailchimp.
Über Gmail kann man sich kinderleicht E-Mail-Adressen einrichten, Nachrichten filtern und andere Adressen weiterleiten lassen. Durch die integrierte Suche und den quasi unbegrenzten Speicher gehen hier keine Infos verloren.
Wenn mehrere Team-Mitglieder Zugriff auf eine E-Mail-Adresse haben sollen, beispielsweise im Kundensupport oder Sales, dann ist mein Lieblingstool Helpscout. Hier hat man alle Adressen bequem auf einen Blick und kann die Mails ganz einfachdem Kollegen zuweisen oder per Kommentar eine Frage stellen. Auch die vorangegangenen Korrespondenzen jedes Kunden werden angezeigt. Dadurch hat man jederzeit im Blick,der Stand der Dinge ist.
Zum Newsletterversand nutze ich meist Mailchimp. Auch wenn es auf den ersten Blick vielleicht etwas kompliziert aussieht, arbeitet man sich doch schnell ein und kann dann im Handumdrehensuper schön gestaltete Newsletter erstellen, Listen verwalten und auch gezielt Infos an bestimmte Kundengruppen schicken. Auch automatisierte E-Mail-Listen lassen sich erstellen und verwalten und das Programm kann problemlos an die Website und an CRM Systeme angebunden werden.
Doch natürlich kann man nicht wegen jeder Aufgabe erstmal skypen, chatten oder E-Mails senden. Auf diese Art verliert man auch schnell den Überblick. Gerade dann, wenn man viele verschiedene Aufgaben auf dem Tisch hat, ist Selbstorganisation die Basis des Erfolgs.
Projektmanagement – Step by step sicher zum Ziel!
Ich nutze dazu Wunderlist. Hier habe ich die Tasks für verschiedene Kunden und auch meine eigenen in Listen sortiert, erhalte Erinnerungen und kann auch gemeinsame Listen verwalten. Was ich besonder gerne daran habe? Wenn man etwas erledigt hat, kann man es abhaken, wird mit einem “Pling” belohnt und fühlt sich gleich viel besser! 😉
Für das Projektmanagement in Teams gibt es zahlreiche Tools: Trello, Asana, CoSchedule, Redmine, Podio, Basecamp und sicher noch viele mehr. Das sind “nur” die Tools, die ich mit meinen Kunden nutze. Jedes hat seine Vor und Nachteile und einige wie CoSchedule auch seine ganz spezifischen Funktionen. Mein klarer Favorit ist aber Trello.
Das “Kartensystem” von Trello ist für mich am übersichtlichsten und wenn man sich die Boards, die man erstellen kann gut aufteilt, hat man immer einen klaren Überblick über die anliegenden Tasks.
Am wichtigsten ist jedoch, dass du gerne mit dem Tool arbeitest. Deswegen empfehle ich: Nimm Dir die Zeit, schau Dir alle Tools mal an und entscheide dann – auch nach Bauchgefühl. Denn wenn du schon ungerne auf deine To-do-Liste schaust, wirst du die To-Do`s auch ungerne abarbeiten.
Papierkram – Spar Dir das Drucken!
Ja, richtig gelesen. Selbst bei Online Jobs fällt einiges an Papierkram an – nur eben in den seltensten Fällen noch wirklich gedruckt. In der Regel sind es Dokumente. Doch auch die müssen organisiert und geordnet werden. Die modernen Varianten machen dafür aber auch viel mehr Spaß als staubige Aktenordner.
Die Ablageordner und Sammlungen von Infos wird ideal ersetzt durch gemeinsam genutzte Dropbox Ordner. Die Basis Version ist kostenlos erhältlich, wenn man aber viele Daten speichern will und die Box auch als mobiles Backup nutzen will, lohnt sich das Upgrade auf die Pro Version.
Google Docs ist super um gemeinsam an Dokumenten zu arbeiten und auch für Formulare und Umfragen die man so auch im Team durch gesharte Ordner ansehen kann.
Der moderne Schuhkarton für Belege ist FastBill: So macht sogar Buchhaltung Spaß. Belege erfassen, Rechnungen erstellen und einen Überblick über die Finanzen haben. Das klappt mit FastBill super und viele Kunden lagern die Verwaltung an mich aus. Mehrere Nutzer und unterschiedliche Zugriffsrechte sind kein Problem.
Es gibt noch viel mehr Tools und Tipps damit die virtuelle Zusammenarbeit problemlos klappt. Wenn du mehr wissen willst, dann trage dich in meinen Newsletter ein.
Schreibe einen Kommentar