Das richtige Zeitmanagement als Virtueller Assistent

Die unterschiedlichsten Aufgaben von verschiedenen Kunden, keine festen Arbeitszeiten und einen flexiblen Arbeitsplatz – die beneidenswerten Freiheiten, die man als Virtueller Assistent hat, fordern gutes Zeitmanagement, da sie andernfalls schnell zu Fallen für Unproduktivität und Zeitstress werden können.

Mit den folgenden Tipps und Tricks organisierst du deinen Arbeitstag sinnvoll und gehst diesen Fallen aus dem Weg.

Arbeitszeiten festlegen

Während andere morgens um 9 im Büro sein müssen und vor 17 Uhr nicht gehen dürfen, kannst du dir die Stunden deines Tages selbst einteilen und deinen Bedürfnissen anpassen. Hast du ein Kind, das morgens zur Schule gebracht und mittags abgeholt werden will? Brauchst du morgens deine ein bis zwei Stunden, bevor es mit dem Tag losgehen kann? Oder wirst du erst Abends so richtig produktiv? Als Virtueller Assistent sind deinem Zeitmanagement keine Grenzen gesetzt. Du selbst muss dir jedoch Grenzen setzen, um ein produktives und ausgeglichenes Arbeitsleben führen zu können.

Deshalb solltest du dir unbedingt Arbeitszeiten festlegen. Wähle einen odere mehrere Zeiträume am Tag aus, an denen du produktiv sein willst und sehe diese Zeiträume als feste Arbeitszeiten an. Orientiere dich hierbei daran, zu welcher Tageszeit du am produktivsten bist und wähle Zeiträume, die sich nicht mit deinen anderen Tagesplänen überschneiden. Arbeitszeit sollte als solche ernst genommen werden. Genau so ist es übrigens auch mit deiner Freizeit. Für ein produktives Arbeiten ist das Einschieben von Pausen und die Wertschätzung deiner Freizeit mindestens genauso wichtig wie die Einhaltung deiner Arbeitszeiten. Nur, wenn du dir selbst die Möglichkeit gibst, komplett abzuschalten, können sich deine produktiven und kreativen Vorräte neu aufladen. Wenn du ständig mit deiner Arbeit beschäftigt bist und dich gedanklich nie davon trennen kannst, weil du dir keine Pausen einräumst, wird dich das schnell auslaugen.

Abschalten & auch für Kunden nicht 24/7 erreichbar sein

Aus diesem Grund solltest du deinen Kunden auch mitteilen, wann deine regulären Arbeitszeiten sind und dass du für sie nicht 24/7 erreichbar bist. Genauso wie ein normaler Arbeitnehmer hast du das Recht auf Freizeit. Nur, weil dein Kunde nicht nachvollziehen kann, wann du arbeitest, bedeutet das nicht, das du immer im Arbeitsmodus sein muss. Sage deinen Kunden, wann du für sie telefonisch erreichbar bist und wann sie dir eine Mail schreiben können, die du dann bei der nächstmöglichen Gelegenheit beantworten wirst.

Tipp: Auch wenn Emails checken zeitaufwendig und lästig sein kann – Wenn du schnell und zuverlässig auf Mails antwortest, gibst du deinen Kunden weniger Gründe, dich unangekündigt anzurufen und ersparst dir so letztendlich Zeit.

Aufgaben kategorisieren und zu Ende bringen, was du angefangen hast

Nachdem du dir deinen Tag in Arbeits- und Freizeit eingeteilt hast, solltest du dir deine Arbeitszeit zusätzlich in die Erfüllung der einzelnen, anstehenden Aufgaben einteilen.

Hierbei empfiehlt es sich, kurze Aufgaben, die weniger als 20 Minuten benötigen, zuerst zu machen. So findest du nicht nur einen guten und motivierenden Einstieg, sondern du erledigst gleich zu Beginn deines Arbeitstages viele Dinge, die andernfalls eventuell neben größeren Projekten untergegangen wären.

Anschließend bietet es sich an, deine Aufträge nach ihrer Dringlichkeit zu sortieren und eine Aufgabe nach der anderen abzuarbeiten. Vermeide, zwischen einzelnen Aufgaben zu wechseln, da jeder neue Einstieg Zeit kostet. Wenn es geht, dann bringe eine Aufgabe, die du angefangen hast, auch zu Ende. Es wird sich auszahlen, wenn du zwischendurch einen Blick auf deine immer kleiner werdende To-Do-Liste wirfst ;).

Arbeitszeiten effizienter Nutzen – Ablenkung eliminieren

Wer von den Vorteilen klar definierter Arbeitszeiten profitieren will, der muss diese natürlich auch effizient nutzen. Je konzentrierter du während deiner Arbeitszeiten an deinen Aufträgen arbeitest, desto kürzer wird dein Arbeitstag – bei gleichbleibendem Erfolg.

Um als Virtueller Assistent dein Zeitmanagement zu optimieren, musst du Fallen für unnötige Zeitverluste eliminieren. Das kann bedeuten, dein Handy weg zu legen, während du am Computer sitzt, oder den Facebook-Tab im Hintergrund komplett zu schließen, um gar nicht erst in Versuchung zu kommen. Aber Achtung – Ablenkungs-Fallen lauern nicht nur auf Facebook und Co. Recherchierst du gerade für einen neuen Blogpost, dessen Thema dich besonders interessierst? Wenn du dich dabei ertappst, bei deiner Recherche Artikel zu lesen, die dich persönlich zwar interessieren, aber für das aktuelle Projekt, an dem du arbeitest, nicht relevant sind, dann speichere sie lieber ab, zum Beispiel in Pocket (link hinterlegen, https://getpocket.com/ ), und lies sie später in deiner Freizeit.

Ein organisierter Arbeitsplatz und ein übersichtlicher Desktop können dir ebenfalls dabei helfen, effizienter zu arbeiten.

Konzentrationsphasen nutzen – die Pomodoro-Technik

Zu guter letzt noch der Klassiker des effizienten Arbeitens, eine Methode des Zeitmanagement, die jeder Virtuelle Assistent einmal ausprobiert haben sollte: die Pomodoro-Technik.

Bei der Pomodoro-Technik geht es darum, in kurzen Konzentrationsphasen von 25 Minuten besonders produktiv an einer Aufgabe zu arbeiten, und anschließend 5 Minuten Pause zu machen, um neue Kraft für eine weitere 25-minütige Konzentrationsphase zu tanken. Nach vier Pomodori-Intervallen erfolgt eine längere Pause. Diese Technik soll dir nicht nur dabei helfen, 25 Minuten am Stück konzentriert zu arbeiten, sondern sie kann dir auch vor Augen führen, wieviel Zeit du für bestimmte Aufgaben benötigst. Die 5-minütigen Pausen zwischen den einzelnen Intervallen erlauben dir den kurzen Blick auf Facebook oder den Gang zum Kühlschrank und helfen dir so dabei, während der Pomodori-Intervalle wirklich konzentriert und ohne Unterbrechung zu arbeiten.

Inzwischen gibt es zahlreiche Apps und Browser Extensions, wie Tomighty und Flat Pomodoro, die dir das Arbeiten mit der Pomodoro-Technik erleichtern.

Mit diesen Tipps und Tricks solltest du dein Zeitmanagement als Virtueller Assistent in den Griff bekommen und so für eine gesunde Work-Life-Balance sorgen.